La présente charte permet de présenter de façon claire et précise aux Utilisateurs quelles données à caractère personnel sont susceptibles d’être collectées dans le CRM HIVE & BEES.
Elle a également pour objectif de respecter la vie privée des Utilisateurs.
Par conséquent, il est exposé ci-après, les conditions dans lesquelles les données personnelles des Utilisateurs, lors de leur navigation dans le CRM, sont susceptibles de faire l’objet de Traitements de leurs Données.
« Donnée(s) » : toute(s) information(s) se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (telle(s) que définie(s) par le RGPD) ;
« RGPD » : désigne le Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 ;
« RT » : désigne la société HIVE&BEES SARL, responsable de traitement, dont le siège social est situé 17 avenue ALBERT II-C/° THE OFFICE CAMPUS - 98000 MONACO, immatriculée au Répertoire du Commerce et de l’Industrie de la Principauté de Monaco, sous le numéro 23S09443 ;
« CRM » : désigne la solution accessible depuis www.hiveandbees.com
« Traitement » : désigne « toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction » (définition donnée par le RGPD) ;
« Utilisateurs » : désigne toutes personnes physiques qui naviguent sur le CRM et accèdent à ses fonctionnalités et à son contenu.
Cette charte s’applique à toutes les Données que l’Utilisateur communique ou que le RT collecte, directement ou indirectement, notamment en :
- Créant un compte utilisateur ;
- Créant les contacts des professionnels de santé ;
- Enregistrant les visites des utilisateurs ;
- Renseignant les quantités et le type d’échantillons remis ;
- Effectuant des invitations aux congrès ;
- Contactant le service support.
| Traitement | Données Collectées | Finalité du Traitement des Données | Base légale du Traitement des Données |
|---|---|---|---|
| La gestion du compte utilisateur | Prénom Nom Email professionnel N° de téléphone professionnel Adresse postale personnelle Fonction de l’Utilisateur Secteur géographique (UGA) Equipe rattachée | Ces Données vont permettre au RT de créer votre compte utilisateur. | Exécution contractuelle Consentement de l’Utilisateur Intérêt légitime |
| La gestion des contacts | Prénom Nom / Titre Qualité / Spécialité Numéro URSSAF Numéro RPPS Email professionnel N° de téléphone professionnel Adresse postale Secteur géographique (UGA) | Ces Données vont permettre au RT de créer la base de données du contact. | Exécution contractuelle Intérêt légitime |
| La gestion de tous types de demandes (contact support) | Prénom Nom N° de téléphone Toutes informations transmises vous comportant des Données Personnelles | Ces Données vont permettre au RT de : - apporter une réponse personnalisée à votre demande - améliorer les fonctionnalités de l’outil ; - alimenter les réponses aux FAQ | Consentement de l’Utilisateur |
Les Données faisant l’objet d’un Traitement sont destinées aux équipes internes du RT et éventuellement aux prestataires auxquels le RT peut faire appel notamment dans le cadre de la gestion des avis utilisateurs, des statistiques.
Les Données pourraient également être transmises à toutes autorités de police, judiciaires ou administratives (dans le cadre d’une obligation légale ou de l’intérêt légitime du RT).
Les Données sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été traitées. Certaines durées de conservation répondent à l’intérêt légitime du RT.
Les durées de conservation varient selon que la relation contractuelle est en cours (utilisateur actif), ou passée (utilisateur inactif).
| Données relatives à un client actif | Conservation pendant la durée de la relation contractuelle |
| Données relatives à un client inactif | Conservation jusqu’à la migration des Données chez le client, et dans la limite de 6 mois à compter de la fin de la relation contractuelle |
| Données de navigation | Conservation pendant 12 mois |
Lorsque leur conservation n’est plus justifiée par des exigences légales, commerciales, marketing ou liée à l’intérêt légitime du RT ou si l’Utilisateur a fait usage d’un droit de modification ou d’effacement ou d’opposition (sauf cas de conservation aux fins de respect d’une obligation légale), le RT les anonymise ou les supprime de façon sécurisée.
Nous conservons vos Données au sein de l’Union européenne.
Toutefois, il est possible que les Données soient transférées à des sous-traitants et/ou partenaires commerciaux situés dans d’autres pays et notamment hors Union Européenne.
En cas de transfert de ce type, le RT s’assure que le Traitement soit effectué conformément à la présente charte et qu’il garantisse un niveau de protection suffisant des Données et permettant le respect de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.
Conformément à la règlementation sur la protection des données personnelles (et notamment le RGPD), l’Utilisateur possède un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité de ses Données. Il a également la possibilité de formuler des directives concernant le sort de ses Données après son décès.
Pour exercer ces droits, il suffit d’adresser une demande formelle écrite et complète accompagnée de tout élément permettant son identification (pièce d’identité notamment) par courrier postal : HIVE & BEES SARL - 17 avenue ALBERT II-C/° THE OFFICE CAMPUS - 98000 MONACO.
Les modalités précises relatives à l’exercice de ses droits sont mentionnées dans la règlementation sur la protection des données personnelles (et notamment le RGPD) et également sur le site internet de la CNIL. Avant de répondre à toute demande, le RT est susceptible de vérifier l’identité de l’Utilisateur et/ou de demander la fourniture d’informations supplémentaires pour répondre à sa demande.
A compter de la réception de toute demande écrite et complète, le RT s’engage à répondre à toute demande dans un délai d’un (1) mois, ce délai pouvant être prorogé de deux mois en cas de demande complexe. Dans le cas où le RT ne répondrait pas de manière satisfaisante à votre demande, une réclamation peut être introduite auprès de la
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) via son site
Le RT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger les Données contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.
La responsabilité du RT ne pourra pas être recherchée par un Utilisateur en cas d’utilisation malveillante, de quelque nature que ce soit, des Données par un(des) sous-traitant(s) et/ou partenaire(s) commercial(aux). La responsabilité de ces derniers pourra être mise en cause directement par l’Utilisateur.
Les clauses de la présente charte peuvent être amenées à être modifiées, notamment pour des raisons de changement législatif ou règlementaire.
Il est ainsi conseillé aux Utilisateurs de consulter régulièrement cette charte pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées.
La présente charte est régie par la loi monégasque, quel que soit le lieu d’utilisation.
En cas de différend et à défaut d'accord amiable, l’Utilisateur pourra saisir la juridiction monégasque compétente.
